Cara Membuat Absensi Online dengan Google Form & Zoho Gratis

Di era digital yang semakin berkembang dan maju, banyak sekali aktivitas yang sekarang bisa dilakukan secara online. Salah satunya adalah absensi. Seiring dengan semakin luasnya jangkauan internet, penggunaan absensi online sudah semakin marak digunakan oleh banyak perusahaan dan institusi pendidikan. Sebuah absensi online tentunya sangat efektif dan efisien karena bisa dilakukan dengan cepat dan mudah, serta lebih bisa menghemat biaya dan waktu.

Berikut ini adalah cara membuat absensi online gratis menggunakan Google Form dan Zoho:

Tampilkan Daftar Isi

Cara Membuat Absensi Online dengan Google Form

1. Buka akun Google Form dengan menggunakan akun Gmail.
2. Klik tombol “Buat” untuk membuat formulir baru.
3. Tentukan jenis pertanyaan yang ingin Anda tanyakan dalam formulir absensi tersebut, seperti nama, alamat, nomor telepon, email, dan lain-lain.
4. Setelah selesai menambahkan pertanyaan, klik tombol “Selesai”.
5. Copy dan bagikan link formulir tersebut kepada peserta absensi.
6. Peserta absensi kemudian dapat mengisi formulir tersebut dengan menjawab semua pertanyaan yang ada di dalamnya.
7. Data absensi yang sudah terkumpul bisa dilihat dan diolah melalui Google Drive.

Adapun beberapa contoh pertanyaan yang biasanya akan ditanyakan dalam sebuah formulir absensi adalah:

1. Nama lengkap peserta
2. Jenis kelamin
3. Nomor telepon
4. Email
5. Pekerjaan
6. Alamat rumah
7. Alamat email
8. Tanggal absensi

Saat menggunakan Google Form, Anda juga bisa memilih tema formulir yang ingin digunakan, sehingga formulir absensi akan menjadi lebih menarik dan estetis.

Cara Membuat Absensi Online dengan Zoho

1. Buka akun Zoho Creator dengan menggunakan email yang valid dan bisa dikonfirmasi.
2. Masuk ke menu “Create New Application” dan klik tombol “Create Application”.
3. Pilih jenis aplikasi “Forms”.
4. Tentukan nama aplikasi dan deskripsinya.
5. Klik “Create”
6. Tentukan jenis pertanyaan yang ingin Anda tanyakan dalam formulir absensi tersebut, seperti nama, alamat, nomor telepon, email, dan lain-lain.
7. Setelah selesai menambahkan pertanyaan, klik tombol “Publish”.
8. Copy tautan formulir tersebut dan bagikan kepada peserta absensi.
9. Data absensi yang sudah terkumpul bisa dilihat dan diolah melalui Zoho Reports.

Beberapa contoh pertanyaan yang biasanya akan ditanyakan dalam sebuah formulir absensi menggunakan Zoho adalah:

1. Nama lengkap peserta
2. Jenis kelamin
3. Nomor telepon
4. Email
5. Pekerjaan
6. Alamat rumah
7. Alamat email
8. Tanggal absensi

Anda juga bisa merancang tampilan dari formulir absensi tersebut agar lebih menarik dan mudah dipahami oleh peserta absensi melalui menu “Customize” yang ada pada Zoho Creator.

Tips Membuat Absensi Online

Agar absensi online yang telah dibuat bisa berjalan lancar, berikut ini adalah beberapa tips yang perlu diperhatikan:

1. Tetapkan format yang jelas dan mudah dipahami oleh peserta absensi.
2. Berikan instruksi yang jelas mengenai cara pengisian formulir.
3. Berikan batas waktu pengisian yang jelas agar peserta absensi tidak terlambat mengisi formulir absensi.
4. Periksa kembali data absensi yang sudah terkumpul dan pastikan data tersebut sudah lengkap dan akurat.
5. Backup data absensi yang sudah terkumpul agar data tersebut tidak terhapus atau hilang.

Keuntungan dari Penggunaan Absensi Online

Penggunaan absensi online memiliki beberapa keuntungan, di antaranya:

1. Lebih efisien dan efektif.
2. Lebih hemat biaya dan waktu.
3. Memudahkan untuk tracking absensi dan analisis data.
4. Lebih mudah untuk memberikan feedback kepada peserta absensi.
5. Dapat dilakukan secara real-time.

Kesimpulan

Setelah membaca artikel ini, Anda diharapkan bisa membuat dan mengelola absensi online dengan cara yang tepat dan efektif. Dengan memanfaatkan teknologi yang ada, absensi online merupakan solusi yang sangat efektif dan efisien dalam pengelolaan absensi dan data yang diperlukan. Google Form dan Zoho bisa menjadi pilihan yang tepat dalam membuat absensi online yang efektif, mudah, dan gratis.

Cara Membuat Sistem Absensi Online dengan Google Form dan Zoho Gratis di Masa Pandemi

Saat ini, pandemi COVID-19 telah membuat banyak sekolah dan perusahaan mengalami ketidakpastian. Banyak dari mereka terpaksa beralih ke sistem kerja atau pembelajaran jarak jauh, termasuk ke pembuatan sistem absensi online yang sesuai dengan kebutuhan mereka.

Secara umum, sistem absensi tradisional di sebuah perusahaan atau sekolah mengharuskan para karyawan atau siswa untuk mencatat kehadiran mereka pada selembar kertas. Namun, saat ini hal tersebut dianggap kurang efektif dan mungkin tidak aman mengingat risiko penyebaran virus Corona yang tinggi.

Maka dari itu, banyak sekolah dan perusahaan yang beralih ke sistem absensi online. Dalam artikel ini, akan dijelaskan mengenai cara membuat sistem absensi online dengan Google Form dan Zoho secara gratis.

Apa itu Google Form dan Zoho?

Google Form adalah aplikasi pengolah formulir yang dimiliki oleh Google. Aplikasi ini menyediakan berbagai fasilitas untuk pembuatan formulir seperti pilihan jawaban, penjelasan, file upload dan masih banyak lagi. Google Form sangat bermanfaat bagi sekolah atau perusahaan yang ingin mengadakan survei atau membuat formulir pendaftaran.

Sementara itu, Zoho adalah perusahaan yang menyediakan berbagai layanan bisnis seperti email, CRM, dan lain-lain. Salah satu produk unggulan mereka adalah Zoho Creator, sebuah platform pengembangan aplikasi web yang memungkinkan siapa saja membuat aplikasi bisnis sesuai dengan kebutuhan mereka tanpa perlu memiliki keterampilan pemrograman tingkat lanjut.

Langkah-langkah Membuat Sistem Absensi Online dengan Google Form dan Zoho

Berikut adalah langkah-langkah membuat sistem absensi online dengan Google Form dan Zoho:

Buat Formulir Absensi di Google Form

Langkah pertama adalah membuat formulir absensi di Google Form. Formulir tersebut bisa dibuat dengan mendaftar ke akun Google mu dan kemudian membuka aplikasi Google Form. Setelah itu, kamu bisa memilih tampilan formulir yang kamu inginkan dan menambahkan pertanyaan yang diinginkan.

Akan lebih baik jika kamu membuat pertanyaan yang spesifik, seperti nama lengkap, nomor identitas, tanggal, jam, dan hari. Pastikan kamu menentukan opsi "required" pada setiap pertanyaan sehingga peserta tidak dapat meninggalkan jawaban kosong.

Bagikan Formulir Absensi dengan Orang yang Tepat

Setelah kamu selesai membuat formulir, langkah selanjutnya adalah membagikannya dengan orang yang tepat. Jika kamu ingin menggunakan formulir absensi untuk perusahaan atau sekolah, kamu bisa membagikannya ke seluruh karyawan atau siswa melalui email atau media sosial.

Selain itu, kamu juga dapat membagikan formulir absensi ke orang-orang tertentu dengan menyalin tautan formulir dan mengirimkannya kepada mereka. Pastikan hanya orang-orang yang seharusnya yang mendapatkan tautan formulir itu.

Membuat Database Absensi di Zoho Creator

Setelah kamu berhasil membuat formulir absensi di Google Form, kamu bisa membuat database absensi di Zoho Creator. Aplikasi ini memungkinkan kamu untuk membuat database dan fitur-fitur yang lebih kompleks di dalamnya.

Setelah kamu berhasil membuat aplikasi di Zoho Creator, kamu bisa mendapatkan kode HTML untuk formulir absensi Google Form mu. Kemudian, kamu bisa mengimpor kode HTML tersebut dan menampilkan data yang telah diisi ke dalam databasemu di Zoho Creator. Dengan begini, kamu dapat memperoleh data absensi dengan lebih mudah dan terorganisir.

Sinkronkan Database Absensi dengan Google Sheets

Langkah terakhir adalah sinkronisasi database absensi yang telah kamu buat di Zoho Creator dengan Google Sheets. Caranya cukup mudah, kamu hanya perlu membuat salinan formulir absensi yang telah dibuat di Google Form dan kemudian menautkannya dengan Google Sheets.

Selanjutnya, kamu bisa mengatur sinkronisasi database berdasarkan waktu atau frekuensi yang diinginkan. Dengan begitu, semua data absensi yang telah diisi oleh peserta akan tercatat secara otomatis di Google Sheets dan dapat dipantau dengan lebih mudah.

Keuntungan Menggunakan Sistem Absensi Online

Berikut adalah keuntungan menggunakan sistem absensi online:

Praktis dan Efisien

Sistem absensi online sangat praktis dan efisien karena tidak memerlukan kuota kertas dan tinta, juga tidak memerlukan banyak waktu dan tenaga.

Cepat dan Tepat

Dengan sistem absensi online, kamu dapat memperoleh hasil absensi dalam waktu yang sangat cepat dan lebih mudah dipantau secara real-time.

Aman dan Terorganisir

Sistem absensi online lebih aman dan terorganisir karena data absensi yang telah tercatat akan tersimpan di cloud dan hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang.

Kesimpulan

Dalam masa pandemi ini, membuat sistem absensi online bagi sekolah atau perusahaan sangatlah penting. Selain lebih praktis, sistem absensi online dapat membantu meminimalisir risiko penyebaran virus Corona dan memudahkan dalam pengambilan keputusan yang lebih tepat.

Salah satu cara membuat sistem absensi online adalah dengan menggunakan Google Form dan Zoho Creator. Dengan mengikuti langkah-langkah diatas, kamu dapat membuat sistem absensi online dengan mudah dan efektif tanpa mengeluarkan banyak biaya. Selamat mencoba!